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Politique sur la protection des renseignements personnels

  1. Généralités

L’institut de taoïsme Fung Loy Kok (l’Institut) est résolu à protéger vos droits en matière de protection des renseignements personnels et à respecter les lois canadiennes portant sur la protection des renseignements personnels. La présente politique à cette effet expose les grandes lignes de la politique et des pratiques de l’Institut en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels concernant les donateurs et les participants (tels que définis ci-dessous).

  1. Définitions

Dans le présent avis concernant la protection des renseignements personnels, on entend par :

Collecte : le fait de recueillir, d’acquérir, de consigner ou d’obtenir par tout autre moyen.

Consentement : donner la permission de recueillir, d’utiliser, de divulguer et de conserver les renseignements personnels à certaines fins. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné oralement, par voie électronique ou par écrit. Un consentement implicite est un consentement qui peut raisonnablement être déduit d’une action ou de l’absence d’action.

Divulgation : communiquer des renseignements personnels ou les mettre autrement à la disposition de quelqu’un d’autre.

Donateur : toute personne faisant un don sous forme d’argent ou de titres à l’Institut ou ayant indiqué à l’Institut son intention de faire un don.

Participant : toute personne qui est actuellement participante ou qui l’a déjà été ou qui participe à titre de bénévole à des activités de l’Institut, notamment la pratique du Tai Chi TaoïsteMD

Renseignements personnels : tout renseignement, consigné sous quelle que forme que ce soit, concernant une personne identifiable.

Conservation : le stockage.

Utilisation : le traitement et la gestion. 

  1. Responsabilité

L’Institut prend très au sérieux sa responsabilité en matière de protection des renseignements personnels qui sont en sa possession. L’Institut a l’obligation envers ses participants et ses donateurs d’adopter des pratiques, et de réviser régulièrement ces dernières, afin de s’assurer qu’elles correspondent aux pratiques administratives raisonnables et adéquates selon le degré de sensibilité, ceci afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, la modification, la communication ou l’accès non autorisés. Lorsque l’Institut choisit d’engager les services de tiers fournisseurs pour pourvoir à certains services, par exemple le traitement des paiements, il sélectionne ces fournisseurs de services avec soin. L’Institut prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que les fournisseurs de services protègent les renseignements personnels.

  1. Identification des buts

L’Institut recueille, utilise, divulgue et conserve des renseignements personnels uniquement à certaines fins, dont il vous informe. Les raisons pour lesquelles les renseignements sont recueillis vous seront communiquées avant ou au moment de leur collecte. Avec votre consentement et après vous en avoir informé, l’Institut recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • établir votre identité;
  • traiter les aspects administratifs de votre engagement auprès l’Institut, notamment vos dons, votre participation ou votre travail bénévole à des événements et pour communiquer avec vous au sujet de votre engagement continu;
  • répondre à vos demandes d’information;
  • vous faire parvenir périodiquement de l’information concernant l’Institut ou vous inviter à des événements qui correspondent à vos intérêts.
  1. Consentement

Quand une personne choisit de devenir donateur ou participant, elle consent à ce que l’Institut recueille, utilise, communique et conserve ses renseignements personnels, conformément à la présente politique. L’Institut peut demander un consentement additionnel lorsqu’une loi l’exige ou dans des situations où il juge qu’un autre consentement est nécessaire ou approprié. Une personne est en tout temps libre de refuser ou de retirer son consentement à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de ses renseignements personnels, en donnant à l’Institut un préavis écrit dans un délai raisonnable, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Un donateur peut refuser de fournir ses renseignements personnels à l’Institut, mais cette décision pourrait empêcher le traitement de son don.

  1. Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Collecte :  Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée. L’Institut ne recueille les renseignements que de façon explicite, en règle générale au moyen de formulaires remplis en format papier ou par voie électronique. Ce formulaire fera tout au moins référence à la présente politique concernant la protection des renseignements personnels ou énoncera spécifiquement (donnant ainsi un préavis) les fins pour lesquelles l’Institut recueille les renseignements personnels.

Utilisation :  L’Institut utilise les renseignements personnels fournis par les participants et les donateurs conformément aux buts indiqués à la section 3
ci-dessus. Ces buts comprennent : a) régir la relation de l’Institut avec les participants en aidant ces derniers à accomplir leurs rôles et responsabilités à titre de bénévoles; b) régir la relation de l’Institut avec les donateurs en traitant les dons, en émettant des reçus pour fins d’impôt, en confirmant le renouvellement des dons, en tenant à jour l’historique des dons, en tenant les donateurs informés des possibilités de dons et en respectant les exigences légales ou réglementaires.

Divulgation :  L’Institut ne vend, n’échange ni ne loue à des tierces personnes  aucun des renseignements personnels qu’il recueille. Dans certains cas rares, l’Institut peut être tenu de divulguer des renseignements personnels sans qu’il y ait eu consentement, lorsque l’exige une loi, une décision ou exigence d’un tribunal, une agence administrative ou autre tribunal gouvernemental. Lorsque l’Institut est légalement tenu de divulguer des renseignements sans consentement, il ne divulguera pas plus de renseignements que le minimum requis dans les circonstances.

Conservation :  L’Institut conserve les renseignements personnels pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des formalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou le temps nécessaire pour se conformer aux lois applicables. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires ou pertinents pour l’accomplissement des formalités prévues ou selon le délai de conservation exigé par les lois applicables, l’Institut prendra les mesures nécessaires pour que ces renseignements soient supprimés, détruits, effacés, agrégés ou rendus anonymes. L’Institut adopte des pratiques administratives raisonnables pour s’assurer qu’il a des méthodes de contrôle, calendriers et pratiques convenables pour la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers relatifs aux renseignements personnels.

  1. Exactitude

L’Institut s’efforce de faire en sorte que tous les renseignements personnels que lui fournissent les participants ou les donateurs soient suffisamment exacts, à jour et complets pour permettre l’atteinte du but pour lequel ils ont été obtenus.

  1. Mesures de protection

L’Institut protège les renseignements personnels qu’il recueille au moyen de mesures de sécurité adéquates selon le degré de sensibilité des renseignements. Les méthodes de protection comprennent : a) des mesures physiques telles des meubles de classement fermés à clé et un accès restreint aux bureaux; b) des mesures organisationnelles comme des autorisations de sécurité et un accès limité à ceux qui en ont besoin; c) des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe et de cryptage. L’Institut avise ses employés de l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels. L’Institut prend également soin de détruire les renseignements personnels afin d’empêcher les tierces personnes d’y obtenir accès.

  1. Ouverture

En affichant la présente politique concernant la protection des renseignements personnels sur son site Web, l’Institut met à la disposition du public de l’information spécifique concernant ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels. Si vous êtes dans l’incapacité d’accéder au site Web de l’Institut ou si vous avez besoin de consulter la politique concernant la protection des renseignements personnels dans un autre format, veuillez communiquer avec l’agent en chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse précisée dans la section 11 ci-dessous; l’Institut fera son possible pour vous fournir la politique concernant la protection des renseignements personnels dans un format qui répond à vos besoins.

  1. Accès personnel

Une personne peut demander à avoir accès aux renseignements personnels la concernant et qui sont détenus par l’Institut et à les réviser. L’accès lui sera accordé dans des délais administratifs raisonnables sans frais ou à un coût minimal, à moins que cet accès lui soit refusé pour l’une des raisons décrites ci-dessous. L’Institut devra confirmer votre identité avant de vous divulguer tout renseignement personnel. L’Institut se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels dans les cas suivants :

  1. On ne peut pas confirmer l’identité de la personne demandant l’accès;
  2. Les renseignements personnels ne peuvent être facilement extraits et la charge ou le coût encouru pour les rendre accessibles seraient prohibitifs ou particulièrement disproportionnés par rapport à la nature ou à la valeur de ces renseignements;
  3. Les renseignements personnels demandés n’existent pas, ne sont pas détenus ou sont introuvables;
  4. La divulgation des renseignements personnels compromettrait la confidentialité ou les intérêts propriétaires commerciaux à l’égard d’une autre personne ou menacerait la sécurité d’une autre personne.  
  5. La loi interdit la divulgation des renseignements personnels;
  6. Les renseignements sont assujettis au secret professionnel d’un avocat-client ou à un privilège relatif à un litige.

Demandes de modification ou de suppression de renseignements :  Une personne peut demander que l’Institut modifie ou supprime des renseignements personnels qu’il détient la concernant. Dès lors qu’une personne peut démontrer que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’Institut modifiera les renseignements, tel que demandé. S’il y a lieu, l’information modifiée sera transmise aux tiers fournisseurs de services autorisés par l’Institut ayant accès aux renseignements en question. L’Institut fera des efforts raisonnables dans un contexte administratif afin de se conformer à une demande de suppression de renseignements personnels, pourvu qu’aucune contrainte technologique ou légale ne limite sa capacité de répondre à la demande de suppression. Dans l’éventualité où une demande d’accès, de modification ou de suppression de renseignements personnels serait refusée, l’Institut informera la personne ayant fait la demande des motifs de ce refus.

  1. Contact pour les questions et les plaintes

L’Institut a nommé un agent en chef de la protection des renseignements personnels qui est responsable de la présente politique et de voir à ce que l’Institut la respecte. Si vous avez des questions ou des plaintes au sujet de : i) l’accès aux renseignements personnels; ii) la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation des renseignements personnels par l’Institut; iii) la présente politique, veuillez communiquer avec l’Institut, en vous adressant à l’agent en chef de la protection des renseignements personnels  par courriel au headoffice@taoist.org, ou par la poste à l’Institut de taoïsme Fung Loy Kok, 134, rue D’Arcy, Toronto, Ontario, M5T 1K3. L’Institut enquêtera sur toutes les plaintes. Dans les cas où une plainte se révèle justifiée, l’Institut prendra les mesures adéquates y compris la modification de ses politiques et procédures si nécessaire.

  1. Changements

L’Institut peut en tout temps, sans préavis et à son entière discrétion modifier la présente politique. La version la plus récente se trouve sur le site Web de l’Institut. Veuillez la consulter périodiquement.

Mise à jour le 29 mars 2017.

Avis concernant la marque déposée : TAI CHIi TAOÏSTE est une marque déposée canadienne de Certmark Holdings Co. Ltd. et est utilisée par l’Institut avec permission et sous licence.

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